État des lieux de locationguide complet entrée et sortie
C'est le document qui protège le bailleur quand le locataire part. Bien fait, il justifie chaque retenue sur le dépôt. Mal fait, il ne sert à rien.
L'état des lieux est un document obligatoire, établi contradictoirement à l'entrée et à la sortie du locataire. Il décrit pièce par pièce l'état du logement. Sans lui, vous ne pouvez pas justifier de retenues sur le dépôt de garantie. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 en fixe le contenu exact.
Obligation légale
Pourquoi l'état des lieux est-il indispensable ?
La réponse courte : sans état des lieux, vous ne pouvez rien retenir sur le dépôt de garantie. Aucune justification ne tient sans ce document de référence.
L'obligation est fixée par l'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Un état des lieux doit être établi à l'entrée du locataire et à sa sortie. Les modalités de rédaction sont précisées par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016.
Les conséquences d'une absence sont asymétriques. Sans état des lieux d'entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état au locataire. Sans état des lieux de sortie, le logement est présumé rendu en bon état. Dans les deux cas, le bailleur ne peut pas retenir sur le dépôt.
En clair : le bailleur qui néglige cet acte s'expose à rembourser intégralement le dépôt, même face à un logement dégradé. Le document est votre seule preuve.
Article 3-2, loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
L'état des lieux est établi de manière contradictoire et amiable par les parties ou par un tiers mandaté par elles. Il est établi lors de la remise et lors de la restitution des clés, en autant d'exemplaires que de parties.
Contenu obligatoire
Que doit contenir l'état des lieux ?
Le décret n° 2016-382 fixe précisément ce que le document doit mentionner. Voici les éléments obligatoires :
- Type et date
La mention « entrée » ou « sortie » et la date exacte de rédaction.
- Adresse du logement
L'adresse complète du bien : numéro, rue, code postal, ville, numéro de lot si applicable.
- Noms et adresses des parties
Identité du bailleur et du locataire, ou de leurs mandataires (gestionnaire, agence).
- Relevés des compteurs
Index eau, électricité, gaz en présence d'une installation individuelle ou collective avec comptage individuel.
- Inventaire des clés et accès
Nombre et destination de chaque clé, badge, télécommande, digicodes.
- État pièce par pièce
Pour chaque local : état des sols, murs, plafonds et équipements. La description doit être précise et permettre une comparaison entre entrée et sortie.
- Signatures des parties
Signature du bailleur (ou son mandataire) et du locataire. Sans signature, le document n'a pas de valeur probante.
Le document peut être établi sur papier ou en format électronique. Dans les deux cas, chaque partie doit en recevoir un exemplaire au moment de la signature. Les photos peuvent l'illustrer, mais elles ne le remplacent pas.
État des lieux d'entrée
Comment bien réaliser l'entrée ?
L'état des lieux d'entrée se fait le jour de la remise des clés. C'est le document de référence. Chaque imprécision aujourd'hui se retournera contre vous demain.
Prenez le temps de visiter chaque pièce méthodiquement. Sol, murs, plafond, menuiseries, équipements : décrivez tout ce qui n'est pas parfait. « Bon état » ne suffit pas. Préférez « peinture blanche, léger coup sur le coin nord-ouest ». Plus c'est précis, plus c'est utile.
Photographiez systématiquement les défauts existants. Une photo datée vaut bien plus qu'une description floue. En cas de litige, les photos horodatées crédibilisent vos affirmations.
Dernier point : testez les équipements en présence du locataire. Robinets, chasse d'eau, volets, interphone, prises électriques. Un équipement défectueux non mentionné à l'entrée vous sera imputé à la sortie.
Le délai de 10 jours
Après la remise des clés, le locataire dispose de 10 jours pour demander à compléter l'état des lieux d'entrée. Il peut signaler des éléments non visibles le jour de l'état des lieux : revêtements cachés, appareils non testés. Passé ce délai, le document est définitif.
État des lieux de sortie
La sortie : comparaison et vétusté
L'état des lieux de sortie se fait le jour de la restitution des clés. Son objectif : comparer l'état actuel du logement avec celui constaté à l'entrée.
La différence entre entrée et sortie peut avoir deux origines bien distinctes. La vétusté (usure normale due au temps et à un usage ordinaire) n'est pas imputable au locataire. Les dégradations (usage anormal, négligence, dégâts volontaires) le sont.
Exemples concrets : une peinture jaunie par le temps, c'est de la vétusté. Un trou dans le mur laissé par une cheville mal fixée, c'est une dégradation. Une moquette usée après dix ans de location, c'est de la vétusté. Une moquette brûlée ou tachée, c'est une dégradation.
Vétusté (non récupérable)
- • Peinture jaunie ou écailleée par le temps
- • Moquette usée après plusieurs années
- • Joints de salle de bain noirs (usure normale)
- • Revêtement de sol égrisé par le passage
Dégradations (récupérables)
- • Trous dans les murs non rebuchés
- • Moquette brûlée ou tachée
- • Vitre cassée
- • Appareil électroménager détérioré par négligence
Pour les baux de longue durée, bailleur et locataire peuvent convenir d'une grille de vétusté lors de la signature du bail. Elle définit pour chaque matériau une durée de vie théorique et un coefficient d'abattement annuel. Cela permet de calculer objectivement ce qui reste à la charge du locataire.
Dépôt de garantie
Retenues, délais et pénalités
C'est l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 qui fixe les règles. Deux délais s'appliquent selon la situation :
Aucune différence notable entre l'entrée et la sortie. Le dépôt est restitué en intégralité.
Dégradations constatées. Vous disposez de 2 mois pour restituer le solde, justificatifs à l'appui.
Chaque retenue doit être justifiée par un devis ou une facture. Vous ne pouvez pas retenir un montant arbitraire. Sans justificatif, la retenue est contestable.
Attention aux délais. En cas de retard, la somme non restituée est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard entamé. Pour un loyer de 800 € HC, cela représente 80 € supplémentaires par mois.
Cas particulier des immeubles collectifs : le bailleur peut conserver une provision de 20 % du dépôt jusqu'au mois suivant l'approbation des comptes de la copropriété, pour couvrir une éventuelle régularisation de charges.
Les délais courent à compter de la remise des clés, que ce soit en main propre ou par courrier. Gardez une trace de la date de restitution : c'est elle qui fait foi.
Cas difficiles
Que faire si l'une des parties refuse de signer ?
Ça arrive. Un locataire qui conteste tout, un bailleur injoignable, une remise de clés sans rencontre possible. Dans ces situations, la solution légale existe : le commissaire de justice (anciennement huissier de justice).
L'une ou l'autre partie peut y faire appel. Le commissaire de justice réalise l'état des lieux de manière contradictoire ou, en cas d'absence d'une partie, de manière unilatérale. Le constat ainsi dressé s'impose aux deux parties.
La procédure est encadrée. Le commissaire de justice notifie son intervention au moins 7 jours à l'avance par lettre recommandée avec avis de réception. Les frais sont partagés à 50/50 entre bailleur et locataire.
Règle pratique
Si le locataire est absent à l'état des lieux de sortie mais qu'il a été dûment averti, vous pouvez procéder avec le commissaire de justice. Le constat unilatéral a la même force probante. C'est votre filet de sécurité quand le dialogue est rompu.
Gestion simplifiée
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Réaliser un état des lieux sur papier pour un seul logement, c'est gérable. Dès que vous avez plusieurs lots avec des entrées et des sorties étalées dans l'année, retrouver le bon document au bon moment devient compliqué. Surtout quand un litige survient trois ans après.
PiloteLocatif centralise l'ensemble de vos documents locatifs : états des lieux, baux, quittances, correspondances. Pour chaque lot, vous accédez immédiatement à l'historique complet. L'état des lieux d'entrée est lié au dossier du locataire, consultable en un clic au moment de la sortie.
Les alertes intégrées vous rappellent les échéances liées au dépôt de garantie. Quand un locataire part, vous savez précisément à quelle date vous devez avoir restitué.
Questions fréquentes
État des lieux : vos questions
L'état des lieux est-il obligatoire pour un bail meublé ?
Oui. L'article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 s'applique aux baux vides comme aux baux meublés. Les mêmes règles de contenu et de formalisme s'imposent dans les deux cas.
Les photos remplacent-elles l'état des lieux écrit ?
Non. Les photos peuvent compléter et illustrer l'état des lieux, mais elles ne s'y substituent pas. Seul le document écrit signé par les deux parties a valeur probante en cas de litige. Les photos sont une précaution utile, pas un formalisme légal.
Que faire si le locataire refuse de signer l'état des lieux de sortie ?
Vous pouvez faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier) pour établir l'état des lieux de manière contradictoire. Il notifie le locataire au moins 7 jours à l'avance par lettre recommandée. Les frais sont partagés à 50/50 entre bailleur et locataire.
La vétusté peut-elle être retenue sur le dépôt de garantie ?
Non. L'usure normale résultant du temps ou d'un usage ordinaire du logement ne peut pas être imputée au locataire. Seules les dégradations liées à un usage anormal sont récupérables sur le dépôt. La distinction entre vétusté et dégradation est au cœur de la plupart des litiges.
Le locataire peut-il compléter l'état des lieux après la remise des clés ?
Oui, pendant 10 jours à compter de la remise des clés. Ce délai permet au locataire de demander au bailleur d'ajouter des observations sur des éléments non visibles lors de l'état des lieux (revêtements cachés, appareils non testés). Passé ce délai, le document est définitif.
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