Calculateur de régularisation des charges
Saisissez les dépenses de l’exercice et les provisions encaissées. Le calculateur applique la part récupérable, la clé de répartition et le prorata d’occupation, puis produit le décompte poste par poste.
En bref
La régularisation compare ce que le locataire a versé en provisions à ce qu’il doit réellement au titre des charges récupérables. Trois opérations la composent : isoler la part récupérable de chaque dépense au sens du décret n° 87-713, appliquer la clé de répartition du lot, puis proratiser selon la durée d’occupation sur l’exercice. Le solde ne se réclame qu’après communication du décompte par nature de charges, un mois à l’avance, les justificatifs restant à disposition du locataire pendant six mois. L’action se prescrit par trois ans.
Le calculateur
Le décompte
| Poste | Dépense | Récupérable | Quote-part | Dû |
|---|---|---|---|---|
| Eau froide et chaude | 620,00 € | 620,00 € | 52,70 € | 52,70 € |
| Chauffage collectif | 980,00 € | 980,00 € | 83,30 € | 83,30 € |
| Ascenseur : électricité et entretien courant | 340,00 € | 340,00 € | 28,90 € | 28,90 € |
| Gardien assurant entretien et sortie des déchets | 2 400,00 € | 1 800,00 € | 153,00 € | 153,00 € |
| Taxe d’enlèvement des ordures ménagères | 210,00 € | 210,00 € | 17,85 € | 17,85 € |
| Espaces verts | 180,00 € | 180,00 € | 15,30 € | 15,30 € |
| Total | 4 730,00 € | 4 130,00 € | 351,05 € |
- Charges récupérables dues par le locataire
- 351,05 €
- Provisions déjà encaissées
- 300,00 €
Le locataire vous doit 51,05 €
Le complément se réclame après communication du décompte, avec un mois de délai avant réclamation effective.
Ce calcul reste une estimation à partir des montants que vous saisissez. Il ne vaut pas décompte officiel : celui que vous transmettez au locataire doit s’appuyer sur les justificatifs réels de l’exercice.
La méthode en trois temps
Une régularisation se ramène à une soustraction, mais elle échoue presque toujours sur l’une des trois étapes qui la précèdent.
Isoler le récupérable. On ne compare pas les provisions au total des charges de copropriété, mais à la seule fraction récupérable au sens du décret n° 87-713. Un appel de fonds pour ravalement n’entre pas dans le calcul, quelle que soit son ampleur.
Appliquer la clé de répartition. Les dépenses de l’immeuble se répartissent entre les lots, en général selon les tantièmes figurant au règlement de copropriété. Certains postes suivent une clé différente, comme le chauffage réparti aux millièmes de chauffage.
Proratiser la période. Un locataire entré ou sorti en cours d’exercice ne doit que la fraction correspondant à sa présence, calculée en jours. C’est l’étape la plus souvent oubliée, et celle qui fait perdre le plus de décomptes en conciliation.
Ce qui est récupérable, et ce qui ne l’est pas
La liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 est limitative : ce qui n’y figure pas reste à la charge du bailleur, sans qu’une clause du bail puisse y déroger.
Y figurent l’eau, le chauffage collectif, l’électricité et l’entretien courant de l’ascenseur, l’entretien des parties communes, les espaces verts, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et les menues réparations des équipements communs.
N’y figurent pas les gros travaux, le ravalement, le remplacement d’un équipement, les honoraires de syndic, les frais de procédure et les primes d’assurance de l’immeuble.
Le seul pourcentage fixé par le texte
La rémunération du gardien est récupérable à 75 % s’il assure à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets, et à 40 % s’il n’assure que l’une des deux. Partout ailleurs, la part récupérable est de 100 % ou de 0 % selon que la dépense figure ou non à la liste.
Le détail poste par poste figure dans la liste complète des charges récupérables.
Les obligations de forme
Le solde calculé n’est pas exigible tant que la forme n’est pas respectée. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de communiquer au locataire, un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires.
Les pièces justificatives doivent ensuite rester tenues à sa disposition pendant six mois à compter de l’envoi du décompte. Un locataire qui demande à les consulter est dans son droit, et un refus fragilise toute réclamation ultérieure.
En pratique, joindre le décompte poste par poste plutôt qu’un solde global règle la quasi-totalité des contestations avant qu’elles ne commencent. C’est ce que le calculateur produit.
Délais et prescription
La régularisation est annuelle. Elle n’est pas facultative, même lorsque le solde est faible ou en faveur du locataire.
L’action se prescrit par trois ans, en application de l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Un rappel portant sur un exercice plus ancien n’est plus exigible, quand bien même les charges auraient été réellement dues.
Le retard a un second coût. Lorsque la régularisation n’a pas été faite depuis plus d’un an après l’exercice concerné, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois. Un rappel de huit cents euros devient alors soixante euros par mois, ce qui change la trésorerie.
À lire ensuite
Le calcul suppose de savoir ce qui est récupérable : la liste des charges récupérables reprend le décret poste par poste, et le guide régularisation des charges locatives détaille la procédure et les délais.
La régularisation en questions
Comment calcule-t-on une régularisation de charges ?
On isole d’abord la part récupérable de chaque dépense, au sens du décret n° 87-713 du 26 août 1987. On applique ensuite la clé de répartition du lot, généralement les tantièmes. On proratise enfin selon le nombre de jours d’occupation sur l’exercice. Le résultat se compare aux provisions encaissées : la différence est le solde à réclamer ou à rembourser.
Quelles charges sont récupérables sur le locataire ?
Seules celles figurant dans la liste limitative du décret n° 87-713 : eau, chauffage collectif, électricité et entretien courant de l’ascenseur, entretien des parties communes, espaces verts, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, entre autres. Tout ce qui n’y figure pas reste à la charge du bailleur, y compris les gros travaux, les honoraires de syndic et les frais de procédure.
Comment se répartit la rémunération du gardien ?
Le décret n° 87-713 fixe deux taux. Elle est récupérable à 75 % lorsque le gardien assure à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets, et à 40 % lorsqu’il n’assure que l’une de ces deux tâches. Ce sont les seuls pourcentages statutaires de la liste.
Faut-il proratiser si le locataire est entré en cours d’année ?
Oui, et c’est l’oubli le plus fréquent dans les décomptes contestés. Un locataire entré le 1er juillet ne doit que la moitié des charges annuelles récupérables du lot. Le prorata se calcule en jours d’occupation rapportés aux jours de l’exercice.
Que doit contenir le décompte envoyé au locataire ?
L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose de communiquer, un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges et, en immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires. Les pièces justificatives restent tenues à disposition du locataire pendant six mois à compter de l’envoi du décompte.
Dans quel délai peut-on réclamer un rappel de charges ?
Trois ans. Les actions dérivant du contrat de location se prescrivent par trois ans à compter du jour où le titulaire a connu les faits, en application de l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Au-delà, le rappel n’est plus exigible, même si les charges étaient réellement dues.
Le locataire peut-il étaler le paiement d’un rappel important ?
Oui lorsque le bailleur a tardé. Si la régularisation n’a pas été faite depuis plus d’un an après l’exercice concerné, le locataire peut demander un paiement échelonné sur douze mois. C’est une raison de plus pour régulariser tous les ans plutôt que de laisser courir.
Peut-on demander une provision plus élevée après la régularisation ?
Oui, et c’est même l’intérêt de l’exercice. Les provisions doivent être ajustées au plus près des charges réelles, sur la base du dernier décompte ou du budget prévisionnel de la copropriété. Un ajustement annuel évite les rappels lourds, qui sont la principale source de litige sur ce sujet.
Une régularisation par an, sans y penser
PiloteLocatif enregistre les provisions appelées et les dépenses de chaque lot, et calcule la régularisation de l’exercice. Le décompte se retrouve avec le bail.
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